高效开会：从参会者到控场者

本文是杨天真情商课笔记系列的第四篇。前几篇聊了合作思维、表达、提问和批评，这篇来说说职场里最花时间的事——开会。

写在前面

开会是职场里最浪费时间的活动，没有之一。

但有意思的是，很多人一边抱怨会多，一边自己主持会议的时候也开得一塌糊涂。不是开会本身有问题，是你开会的姿势不对。

开会前：先问四个问题

接到一个会议邀请，先别急着赴约。问清楚四件事：

• 我们要讨论什么？
• 开会时间多久？
• 我需要准备什么？
• 你的开会目的是什么？

这四个问题能帮你过滤掉半数以上无效会议。如果对方答不上来，这个会就没准备好。

以事为导向的三种会议

会议分两类。先讲以事为导向的：脑暴会、决策会、信息同步会。

每种会议的侧重点不一样，准备方式也不同：

通用准备工作

不管开什么会，会前都要做到三点：

1. 确定会议的必要性——这件事真的需要开会吗？可不可以直接拉核心人物沟通解决？
2. 准备主题和议程——开会解决不了没想法的问题。至少半小时一个节点，明确要讨论几个话题、以什么形式开展。
3. 书面发出会议通知——明确参会人预期：有哪些人参加、会议形式、参会人的角色和责任。

通用控场技巧

作为会议主持人，你的核心任务不是表达，是控场。

开场白三要素：主题 + 时长 + 流程。

不偏题：有人聊偏了，温和地拉回来。

"大家关于XXX的讨论非常好，但我们这次会议的目的是BBB，时间有限，我们回到BBB上来。关于XXX可以另找时间。"

化解纷争：判断争吵的性质。为了赢而赢的争吵直接制止；有实质意义的争吵，肯定其价值。

"XXX提出的这个建议非常犀利，它让我们看到了一个一直忽略的问题——如果这个问题被忽略，我们的共同目标就实现不了。"

确保没人闲着：提前确认对方是否必须参会；给每个人一个话口；善用轮流发言规则。

"有没有什么我们没有想到的一点建议？"——下一个发言的人先说"是的，我同意上一位说的"，再补充。

可视化手段：用投影等工具集中注意力。

中途总结 + 结尾收敛：适时给大家情绪价值。会议结束前10分钟，确认有没有补充意见，确定行动方案。

以感受为导向：裸心会

还有一种会更难——裸心会。目的是解决团队中的情感问题。

会前

主持人和所有参与者一对一沟通。讲清楚为什么要开这个会，了解大家有什么不舒服的地方，全部记下来。

会中

围成一圈，不能有桌子，斜角坐。主持人开场：

"我们的动机是一样的，我们都希望能实现XXX目标。但是存在XXX误解。我跟不同的人沟通后，总结出三个存在误解的部分——你们同意吗？"

然后逐一展开：A有什么要说的？B有什么回应？主持人从双方表述中提炼共同目标，翻译双方的意思。

两个原则

• 在两个人的矛盾中，不要做传话的那个人。把所有话头放到桌面上，效率最高。
• 会议结束后一两个月，要复盘问题是否被真正解决。

作为参会者

不是只有主持人需要会开会。作为参会者，你的表现也同样重要。

• 往前坐。别缩在角落里。
• 提前准备。带着数据和想法来，不是空着手来。
• 积极发言。不说话的人，在会议上就失去了存在感。

总结

• 开会前问清楚四个问题，过滤无效会议
• 主持人的核心任务是控场，不是表演
• 裸心会解决情感问题，把话放到桌面上说
• 作为参会者，往前坐、有准备、敢发言

会用的人，不开无意义的会。不会用的人，天天泡在会里。